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在国家司法部的规定下中共云南刘胡乐律师事务所党支部举行合伙律师事务所规范年活动

一、   变利益共同体为理想共同体

     云南刘胡乐律师事务所建立于2000年3月16日,当时有四个合伙人。2002年又有一名合伙人参加。我所成立之初,按照以往的贯例,合伙人之间签订了合伙协议和本所章程,主要是对合伙人权利义务的约定。本所建立后,逐步制定了一些规章制度,到2003年末,我所的规章制度基本完善,也能够为我所的全体员工自觉遵守。

     在2004年的教育整顿活动中,个别律师对我所的分配制度,及一些重大举措和活动的必要性产生质疑,如进行ISO质量管理认证的必要性,以及通过互访建立国际声誉和合作活动的必要性等,这些质疑也不同程度地反映到合伙人之间。

     为此,我们认识到,合伙制律师事务所的合伙人之间,不仅要有契约式的权利义务的约定,更应当有共同的追求目标以及为实现这个目标所必须确立的价值取向。我们并不非议将律师作为谋生手段的价值观,但要以这样观念作为一个律师事务所的发展观,就不能实现持续发展、创优质品牌的目标。我们认为,将优秀律师的名人效应转变为一个优秀律师事务所的名牌效应,将依附于名律师的利益共同体转变为具有共同追求目标的理想共同体,这是一个律师事务所持续发展所必须解决的问题。因此,结合教育整顿活动,我所合伙人经反复讨论,制定了我所的发展目标和基本原则。

刘胡乐律师事务所发展目标和基本原则

 一、本所的发展目标确立如下:

 1、刘胡乐律师事务所应是一个不断持续发展的律师事务所;

 2、刘胡乐律师事务所应持续保持本所的优质品牌;

 3、刘胡乐律师事务所在人员规模适当控制的同时,广纳优秀人材,并注重专业化建设;

 4、刘胡乐律师事务所应逐步发展为具有较高国际知名度的优秀律师事务所。

 

二、根据本所的发展目标,确立本所在进行管理和制定经营策略时所必须遵循的基本原则:

 1、严格遵守国家、政府主管部门、行业协会制定的法律、法规、制度,严格遵守律师执业纪律和职业道德规范;

 2、严格质量管理,不断改进和完善已经建立的ISO质量管理体系;

 3、不断提高人员素质,建立和完善人员晋升激励机制和优秀人材吸纳机制;

 4、提倡并以制度保障团体协作精神的培养和提升;

 5、本所的利益分配原则是:

    在社会效益和经济利益之间,以社会效益为先;

    在长远利益和近期利益之间,以长远利益为先;

    在整体利益和个人利益之间,以整体利益为先;

    在本所员工利益和投资合伙人利益之间,以员工利益为先。

 三、本所全体投资合伙人就上述发展目标和基本原则达成共识,并确认其为制定本所规章制度、经营策略和事件决策时判断是非、取舍的基本标准。

 四、本所全体投资合伙人基于上述共识建立合伙关系,并承诺承担为维护上述目标和原则带来的一切义务和责任。

 五、本所现有的全体员工必须确认上述目标和原则;凡自愿参加本所工作的人员,也必须首先确认本所上述目标和原则。

     我所将这个文件称之为我所的“共同纲领”,每一个要求成为我所成员的个人,都必须首先了解这个共同纲领,并赞成和遵守这个共同纲领。现有成员如果不能赞同这个共同纲领或不能遵循这一共同纲领,只能选择离开本所。这样,我所才真正将一个“利益共同体”转变为一个“理想共同体”。

 

二、内部管理的核心是服务质量管理

     我所从2001年开始进行贯彻ISO2000:9000国际质量管理标准的工作。于2003年取得了英国NQA公司的国际认证。

     全球经济一体化进程的加快,国际市场的开放,信息技术的发展,市场竞争日趋激烈,各组织都在加强科学管理,努力设法提高自身的竞争力。而国际标准化组织(ISO)颁布的一系列国际标准,在全球范围内得到广泛的采用,对推动组织的质量管理工作的发展发挥了积极的作用。

     GB/T19001—2000idtlS09001:2000《质量管理体系要求》所总结的八项质量管理原则,恰好符合律师事务所在长时期内通过关注顾客和其它相关方的需求和期望达到改善管理体制的目的。其内容,覆盖了律师事务所除财务制度外的全部管理制度,而且,标准是将这些管理制度以系统论的科学理念组织在一个有机的体系过程之中。因此,我们认为,贯彻这项标准,绝不仅仅是获取一项名誉,而是建立健全事务所科学管理体制的重大举措。

      ISO 9001:2000是由ISO/TCl76/SC2质量管理和质量保证技术委员会质量体系分委员会于2000年在修订1994年版基础上制定的。该标准并不是对产品质量的标准要求,而是对质量管理体系的标准要求。也就是说,通过对法律服务提供的过程进行控制使其达到标准的要求,进而使法律服务提供过程输出的产品——法律服务的质量得到保证。

 标准的八项质量管理原则包括:

 原则一以顾客为关注焦点 组织依存于其顾客。因此组织应理解顾客当前和未来的需求,满足顾客要求并争取超越顾客期望。

 原则二领导作用 领导者建立组织统一的宗旨及方向。他们应当创造并保持使员工能充分参与实现组织目标的内部环境。

 原则三全员参与 各级人员是组织之本。只有他们的充分参与,才能使他们的才干为组织带来效益。

 原则四过程方法 将活动和相关的资源作为过程进行管理,可以更高效地得到期望的结果。

 原则五管理的系统方法 将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理,有助于组织提高实现目标的有效性和效率。

 原则六持续改进 持续改进整体业绩应当是组织的一个永恒目标。

 原则七基于事实的决策方法 有效决策是建立在数据和信息分析的基础上。

 原则八与供方互利的关系 组织与供方是相互依存的,互利的关系可增强双方创造价值的能力。

     GB/T19001—2000idtIS09001:2000《质量管理体系要求》与这八项原则相适应提出了一整套全新的、科学的、可操作的管理标准。GB/T19000—2000《质量管理体系基础和术语》列举了建立和实施质量管理体系的八个步骤,即:

 1.确定顾客和相关方的需求和期望;

2.建立组织的质量方针和质量目标;

 3.确定实现质量目标的必须的过程和职责;

 4.确定和提供实现质量目标必须的资源;

 5.规定测量每个过程的有效性和效率的方法:

 6.应用这些方法确定每个过程的有效性和效率;

 7.确定防止不合格并消除产生原因的措施:

 8.建立和应用持续改进质量管理体系的过程。

     上述原则和步骤基本勾勒出实施质量管理体系的一个轮廓,由于其本身又是一门学科,在此不再赘述。

     ISO标准的一套完整理论体系与律师事务所的管理观念的契合,使律师事务所以质量管理体系的方法来管理、控制律师办理案件的各个环节,为规范律师事务所的科学的严格管理,确保法律服务的质量开辟了一条途径。

    我所于2001年开始,聘请了国家高级质量审核员开展了全所人员培训,并组成贯彻IS09000标准的小组(简称“贯标小组”)。之后,由贯标小组依据标准起草了一套质量体系文件,包括:《质量手册》,15个《程序文件》,20个具体的标准化的操作规范,包括不同案件的操作规范及行政管理方面的规范。分别涵盖了律师事务所的质量方针、对顾客的承诺,对文件、记录的控制,对顾客财产(证据)的保管,各个部门的划分及其职责和权限,资源的配置,人员的培训,案件的策划、市场信息的收集、新业务的设计和开发、顾客满意度的调查、投诉的处理、改进措施等等。并且,对律师办理的各类诉讼、非诉讼案件在各个阶段进行了严格细分,以确保在每一个环节都设置有相应的监测点,以提供相关数据进行分析,及时制定纠正措施以消除不合格和潜在的不合格。

     在体系运行的过程当中,严格按照八项原则的精神,始终对照IS09000的标准,在取得认证资格以后,仍不断的进行持续改进。运用IS09000质量体系标淮对律师事务所的法律服务提供进行了规范化、标准化、透明化的管理,律师办案的过程得到有效的控制,从而使办案质量得到控制。

 引入国际标准化质量管理体系对律师事务所产生了深刻的影响。

 (一)首先是管理观念的转变,引入国际标准化质量管理体系后,律师事务所的管理观念会发生较大的变化,最主要的是:

 1、顾客是律师事务所的衣食父母。

     律师提供法律服务所关注的焦点不是检察官、法官、领导干部等,而应当是当事人(客户、顾客)。这本来是一个显而易见的道理,但是由于政治体制改革的滞后及律师追求目标的偏差,律师往往偏离了其本身应当眷顾的客户。

     在顾客有更多的国外或者其它地区的律师可供选择的情况下,其服务需求可以得到最大限度的满足的律师和事务所必然会成为其选择对象。因此,律师事务所必须树立满足和超越顾客要求的管理目标。只有了解顾客的需求,从而满足并不断超越顾客的需求,才能使顾客愿意接受律师事务所的服务并保持长期的合作关系。

 2、建立团队协作精神。

     律师的工作不是一个人可以完成的。最大限度地动员全员参与汇聚成强大的团队力量,是律师事务所走向强大的关键。从目前承接业务的趋势来看,业务的综合性和专业性,已基本上不是一个律师可以独揽的。事务所要根据需要对律师、助理、文员等进行有效的配置,最大限度发挥全员的作用,才能体现出事务所团队的力量。所以事务所的目标要分解成为各个部门各个层次的目标,给每个成员一个贴切的目标使其创造性和责任心具有足够的发挥空间。同时,要加强律师事务所不同部门不同层次之间的沟通,甚至要和同行和其他专业领域的人员沟通。在真正意义的全员参与和资源共享的运作模式下,律师事务所完全有机会在法律服务市场中保持良好的竞争态势。势单力薄、孤军奋战的律师独步天下的情形基本不可能再出现了。

3、过程决定结果。

     过程方法是ISO标准提供的一种核心的方法,任何利用资源并通过管理,将输入转化为输出的活动都是过程。确定每个过程为取得所期望的结果所必须开发的关键活动,明确管理好关键活动的职责、义务、方法,对实施过程进行监视和统计、分析,发现不合格或者改进的机会,并采取措施,以提高过程的有效性。同时,评价过程结果可能产生的风险及对顾客和相关方的影响。通过对过程的每一个环节进行控制,避免和排除破坏办案质量的因素,从而将影响案件质量的不合格及时消除,并总结、筛选出更有效、可靠、便捷的操作手段,提高案件的质量和效率。

     只有对过程进行严密控制,结果才会有保证。对过程的掉以轻心、随心所欲就是对结果的不负责任,对顾客不负责任,对市场不负责任。

 4、追求永无止境。

     持续改进,也是ISO的一项重要原则。它不是指事务所对规模、声誉、利润的追求,而是指对质量管理体系的不断的完善和提高。在体系运行后,发现问题要及时制定新的文件或者修改原来的程序文件,不断的让其与事务所磨合。这项工作是没有结束的时候的,ISO标准用一种变化的、发展的视角要求实施标准的组织不断的持续改进。随着顾客的需求的提高、市场的拓展,事务所的方针、目标和程序文件也需要不断的修改完善。 另一方面,ISO标准本身也经国际标准化组织不断的修改,因此,持续的对体系进行改进也是与时俱进的一种表现。

 (二)对律师事务所进行ISO的认证以后,事务所本身也从中获益良多,比较明显的有:

 1、在经过了ISO的认证以后,获得了质量认证证书,该证书证明了获得证书的律师事务所的法律服务提供是符合国际标准的。它成为了国际标准化组织对律师事务所法律服务提供质量的一种“信誉担保”。由于适用的是国际标准,因而会对不同地域的顾客都产生认同感,对市场竞争起到一定的促进作用。

 2、由于树立同样的关注焦点,并且分工细致明确,权责分明,操作规范,事务所成员的人际关系融洽,管理顺畅。

 3、服务质量得到切实提高。我所自实施标准化管理以来,没有发生过任何一起因服务质量问题的投诉。并且,从收集的信息资料分析,社会的肯定评价明显升高。

 4、由于标准实施了较为科学的奖惩制度,律师事务所成员的主动参与性与日俱增。成员主动申请进行各种培训,苦练内功,提高岗位技能;主动维护客户,开发潜在的客户:群策群力攻克业务难关;献计献策完善管理措施……形成了强大的凝聚力。

     IS09000质量管理标准以丰厚的现代科学理论为基础,经过了长期的实践检验。它的基本原则和理念对律师所管理改革具有重要的指导意义。贯彻现代质量管理的理念和原则必将改善律师队伍的整体社会形象,支撑我们占有和拓展法律服务市场。

     诚然,面对市场竞争体制上的改革只是一个方面,其它诸如:加强外语培训、与国外事务所开展合作:开辟新的服务领域、巩固诉讼法律服务市场等。但是,以上这些内容完全可以通过IS09000质量管理标准形成的管理模式来运行。

     我们认为,规范的合伙制律师事务所仅靠一、两位知名律师支撑是不可靠也是不可能的,以制度保证整体质量的“品牌所”正悄然崛起——这是时代的必然。

 三、   建立持续发展的机制

     我所现在的核心管理者(主任、副主任)是我国80年代律师制度恢复期间就参加律师工作的律师,他们的优势是有丰富的实践经验,较高的社会知名度和作为管理者应有的威望。但是,面临年龄的增长,精力衰退、知识老化也一种必然的发展趋势。既然我所已经确定了持续发展的目标,建立人员有序更替的机制就成为亟待解决的问题。这也是我所在“合伙制律师事务所规范管理年”活动中的主要工作内容。

 人员更换机制包含以下内容:

 1、合伙人的进、退制度。

     我所目前的合伙人是以建所时的投资额按比例享有股权,又根据股权享有相应比例的决策权。这种机制基本借用了有限责任公司股东的体制。在这种体制下,如果某合伙人拥有相对或绝对控股权,就容易导致个人决策,不利于全所制度化管理的发展;而合伙人的进入和退出,就必然出现股权转让的问题。如有新的合伙人进入,必须要有原有合伙人原意出让一定比例的股权;原有合伙人退出,必然要有其他合伙人出资购买其股权,这同样不利于事务所的持续发展。

 我所的初步设想是:

 其一、现有合伙人(投资合伙人)的持股比例进行调整,使各合伙人的持股比例大致相当。最大限度地压缩利润分配中按股权分配的比例。现有合伙人作为投资合伙人保持相对稳定。

 其二、建立“一般合伙人”制度,一般合伙人对案源和全案质量独立承担责任。在提高其提成比例的基础上,由其自行承担占用辅助人员(律师、协办律师)的合理报酬。

 2、管理者的产生和监督机制的建立

     投资合伙人会议仍然是事务所的决策机构,其中包括推选事务所主任。但主任、副主任的产生要建立全所员工的推荐、评议制度和任期制度。为避免管理权滥用,建立由辅助人员、聘用律师和合伙人共同组成的监督机构,赋予其相应的监督权利。

     总之,我们的目标是从根本上建立起事务所内部的“法治”,在建立了基本完备的管理制度的前提下,保证事务所按制度运行。我们坚信,在行政管理机关的指导和支持下,有全所员工团结一致的共同努力,我们一定能将本所建设成为一个不断持续发展的在国际上有一定知名度的优秀律师事务所。

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